Gli strumenti che abbiamo scelto dopo 10 anni di smart working

Oggi, 8 marzo, buona parte d’Italia è stata dichiarata “zona rossa”, per contrastare la diffusione del Coronavirus.

Tra le misure indicate, viene consigliato ogni qual volta possibile il ricorso allo smart working, il lavoro agile.

In Larin Group lo smart working è all’ordine del giorno: da quasi 10 anni lavoriamo da remoto, abbiamo clienti in ogni parte di Italia e del mondo e collaboratori con cui ci sentiamo prevalentemente attraverso il web.

Le nostre tre sedi, Belluno, Padova e Milano, lavorano ogni giorno condividendo dati tramite il cloud.

Sappiamo però che la realtà è diversa: tante PMI italiane non hanno mai sentito l’esigenza di applicare il lavoro agile, e si stanno trovando in queste ore a fare scelte strategiche per permettere a dipendenti e clienti di interagire da remoto.

Abbiamo quindi deciso di aprire il nostro know-how aziendale, presentando consigli, software e strumenti che in questi anni abbiamo selezionato per lavorare al meglio. Sono informazioni che abbiamo finora custodito gelosamente e condiviso solo con i nostri migliori clienti, ma che presentiamo pubblicamente nella speranza che possano aiutare le imprese in questo momento difficile.

1. Addio al server: i dati vanno sul cloud

Primo step per permettere lo smart working: fare in modo che i collaboratori possano accedere alle informazioni e ai documenti come se fossero in azienda. Qualcuno usa ancora il cartaceo, il che potrebbe rendere molto complicato passare allo smart working. Nella maggior parte dei casi, invece, praticamente tutti abbiamo in azienda dei server che contengono i documenti necessari all’operatività quotidiana. E’ fondamentale aprire l’accesso a questi documenti. Per farlo ci sono tecnicamente due strade:

  1. permettere l’accesso al server aziendale dall’esterno
  2. spostare i documenti su cloud

Noi consigliamo senza dubbio la seconda strada. Anche perché la connessione internet di molte aziende è ballerina e potrebbe scricchiolare se decine di collaboratori dovessero accedere in contemporanea da remoto. Invece, depositare i dati sul cloud, significa permettere ai collaboratori di accedere simultaneamente senza problemi di connessione. So che molti imprenditori sono spaventati dalla sicurezza dei loro dati, ma davvero non c’è motivo, a patto di usare soluzioni professionali.

Nella nostra azienda abbiamo scelto di adottare Google Suite e ne siamo rimasti entusiasti, tanto da essere diventati uno dei loro principali rivenditori e partner in Italia.

Quali sono i vantaggi di adottare Google Suite in azienda?

Google Suite offre alcuni strumenti integrati tra loro:

Google Drive: è il “Dropbox” di Google, vale a dire uno spazio in cloud dov’è possibile caricare file di ogni tipo e renderli disponibili al nostro team. E’ molto semplice settare dei permessi (ad es. per far si che solo l’amministrazione veda determinati documenti, o solo i project manager degli altri, ecc). Inoltre diverse tipologie di documenti si possono editare direttamente online:

  • Documenti permette di lavorare sui file .doc (ad es. quelli realizzati con Microsoft Word)
  • Fogli permette di lavorare sui file Excel
  • Presentazioni è l’alternativa Google a PowerPoint

Il vantaggio di utilizzare questi strumenti è che potrete lavorare in contemporanea con vostri colleghi, scambiarvi commenti sul documento a cui state lavorando e vedere le modifiche fatte da altri in tempo reale.

Il vantaggio di Google Drive, rispetto ad altri strumenti come appunto Dropbox, è che gli strumenti che ho appena presentato si integrano con altre applicazioni:

  • Gmail: la nota casella di posta in cloud, offerta in versione gratuita con gli indirizzi @gmail.com. Quello che non ancora tutti sanno è che con GSuite è possibile averla “appoggiata” sul nostro dominio aziendale, quindi @nomeazienda.it
  • Calendar: il calendario di Google, per fissare meeting sincronizzandosi con i nostri colleghi o clienti con un click
  • Meet: uno strumento simile a Skype per fare call e video-call (ma di questo parliamo tra poco)

Ma Google Suite è sicuro?

Risposta secca: Si. In quasi tutti i casi, a meno che non vi appoggiate ad aziende specializzate, è molto più sicuro tenere i documenti aziendali su Google che in azienda. Considerate che in Google lavorano alcuni tra gli ingegneri più bravi del mondo, e che la reputazione dell’azienda è fortemente basata sul garantire sicurezza ai dati dei clienti. Ecco perché consigliamo di utilizzare gli strumenti Google senza esitazione.

Quanto costa Google Suite e come attivarlo?

Nel momento in cui scriviamo Google Suite costa 62,40€ a utente all’anno. Sono 5,20€ al mese. Considerando che una buona casella email normalmente costa 10-20€ all’anno, non c’è dubbio che Google Suite sia conveniente. Infatti, per poche decine di euro in più all’anno a collaboratore, avremo la possibilità di lavorare da remoto, in contemporanea, sui nostri documenti con ordine e sicurezza. Per attivare Google Suite ci sono due strade:

  1. Direttamente dal sito gsuite.google.it
  2. Affidandosi a un Google Partner come Larin: in questo caso vi aiuteremo gratuitamente a configurare questi strumenti sul vostro dominio aziendale

2. Comunicare coi colleghi – senza essere sommersi da  telefonate e email

Un aspetto critico dello smart working è quello della comunicazione coi colleghi. Quando si lavora nello stesso ufficio, è normale bussare alla porta del vicino, affacciarsi alla stanza del capo, fare una chiamata interna. “Hai un attimo?”, “posso chiederti una cosa?”, anche solo.. prendiamo un caffè?

Quando si lavora a distanza, è innegabile, la comunicazione è più difficile. Sono più facili i fraintendimenti, la frammentazione delle informazioni, il “perdersi qualcosa per strada”. Ecco perché è importante individuare gli strumenti giusti per comunicare. Da alcuni anni in Larin abbiamo scelto di adottare un tool chiamato Slack.

Cos’è Slack?

Potremmo definire Slack come una sorta di chat/ social network per le aziende. Si può accedere al tool utilizzando un’app per smartphone, tramite app per il cellulare o semplicemente accedendo tramite browser.

Slack è stato pensato per semplificare le comunicazioni nelle organizzazioni, sia quando si tratta di comunicare con tutto il gruppo che quando ci sono conversazioni one-to-one.

Prevede infatti due modalità:

  • canali di lavoro
  • messaggi diretti

Si possono creare illimitati canali di lavoro con membri diversi. Questo significa che è possibile creare un canale per ogni progetto, o dedicare un canale alle comunicazioni che riguardano gli orari di lavoro, le ferie e i permessi, un canale può essere di “varie ed eventuali”, e così via. In questo modo le conversazioni restano ordinate, divise in categorie, e ognuno riceve solo i messaggi destinati a lui.

Grazie a Slack, quindi, persone che non sono fisicamente nello stesso spazio possono mantenere il “senso di comunità”. Colleghi che hanno bisogno di confrontarsi possono evitare di telefonarsi o di congestionare la casella email. La mia esperienza è che Slack è fantastico per “scambiarsi un parere al volo”, confrontarsi su una piccola cosa, sollecitare un feedback, ecc.

Slack inoltre ha affascinato i programmatori di tutto il mondo che hanno creato moltissime integrazioni. Questo significa che se utilizzate altri strumenti in cloud(come quelli di Google Suite, Microsoft, Zendesk, Trello, ecc) troverete delle integrazioni che vi permetteranno di usare questi tool direttamente da Slack.

Quanto costa Slack

Una notizia fantastica è che Slack funziona con un modello “freemium”. Significa che si può utilizzare una versione gratuita per Slack per fare quasi tutto, prima di passare ad un piano a pagamento. Nello specifico, potrete attivare Slack gratuitamente per tutto il vostro team. La limitazione principale sarà nel numero delle integrazioni che potrete installare e nel fatto che, superate alcune migliaia di messaggi, Slack non conserverà la cronologia delle vostre conversazioni.

In Larin abbiamo usato Slack gratuitamente per alcuni anni, prima di decidere di acquistarlo, a un prezzo di 75€ all’anno per membro del nostro team.

3. Effettuare i meeting e le call

Il limite principale dello smart working è quello di non poter fare degli incontri “in presenza”. In realtà, è vero che portare a pranzo un cliente importante è un’esperienza insostituibile, ma molte delle riunioni che facciamo possono essere tranquillamente trasformate in delle sessioni di lavoro da remoto, a patto di utilizzare gli strumenti giusti. Una volta trovato il giusto setting effettuare meeting e call a distanza non sarà solo la risposta a un’emergenza, ma un ottimo modo per risparmiare costi e tempi di trasferta.

Qual è il miglior software gratuito per effettuare delle call

In questi anni abbiamo testato diversi software, citerò solo i più comuni: Skype, Google Meet e Zoom.

Skype capita di utilizzarlo perché è molto conosciuto. Non a caso, “sentiamoci su Skype” è utilizzato come sinonimo di “facciamo una call online”. In realtà la nostra esperienza è che, dei tre citati, Skype è il peggiore. Ovviamente funziona, ma: a volte ha difficoltà a collegarsi ad hardware esterno (microfoni e webcam), il funzionamento scricchiola se non viene eseguito su un computer windows (in particolare su Linux va davvero male), per partecipare è necessario creare un account Skype. Tutti questi limiti complicano la vita, sopratutto a chi non lo utilizza di frequente. Veniamo allora agli altri due tool.

Google Meet vs Zoom: qual è il software migliore?

Google Meet, come detto in precedenza, è il tool di Google Suite dedicato alle call da remoto. Permette di effettuare call in due o più persone, di condividere lo schermo per vedere insieme una presentazione, oltre ovviamente alla funzione videochiamata. Permette inoltre di partecipare alle call anche tramite telefono digitando un apposito numero. Questo è molto comodo per ovviare a problemi di linea.

Zoom, rispetto a Google Meet, presenta delle features in più. In particolare è possibile registrare le call, cosa che io trovo estremamente comoda – ad es. per inviarle come verbale agli altri partecipanti, o per fare a posteriori un report della call. Permette anche di prendere il controllo dello schermo di uno dei presenti. Altra cosa molto comoda di Zoom è che non viene chiesta nessuna registrazione: chi deve entrare nel meeting avrà semplicemente un link su cui cliccare. La qualità audio / video di Zoom infine, per la nostra esperienza, è la migliore in assoluto.

Come avrete intuito Zoom è quindi la nostra scelta. A livello di pricing, permette di avere accesso alle funzionalità complete anche gratuitamente, con un’unica limitazione: se alle nostre call partecipano più di due persone, la call non potrà durare più di 40 minuti. Se invece vogliamo provare un’esperienza piena di Zoom dovremo passare al piano a pagamento, che comunque parte da 15 dollari al mese. Noi l’abbiamo fatto e non torneremmo più indietro!

4. Tracciare il lavoro che viene svolto

Una delle paure più grosse degli imprenditori relativa allo smart working è: “come faccio ad essere sicuro che la persona stia lavorando?”. Mi sembra una paura legittima ma un po’ assurda, anche perchè:

  1. comunque in ufficio non ci sei tutti i giorni a controllare che “stiano lavorando”
  2. se uno vuole giocare a solitario anche nel tuo ufficio e mettere word quando ti vede arrivare può farlo
  3. non dovresti tenere nella tua azienda collaboratori di cui non ti fidi, a prescindere dallo smart working

Detto ciò, è ovvio che è importante monitorare cosa fanno i nostri collaboratori. Come hai intuito, non nel senso del “controllare che non cazzeggino”, quindi non ti parlerò di software che ad. es scattano e inviano uno screen di quello che stanno facendo sul loro computer a intervalli casuali (si, esistono), ma più che altro di come raccogliere le informazioni su “cosa farà / ha fatto un membro del mio team”. Per farlo, ci vengono in aiuto degli strumenti e alcune buone pratiche.

Buone pratiche per lo smart working: lo standup meeting

Una buona pratica per lo smart working viene dal primo mondo che lo ha utilizzato, quello informatico. I developer fanno ogni mattina un meeting in cui rispondono a tre domande:

  • a cosa hanno lavorato il giorno precedente
  • cosa programmano di fare durante la giornata appena cominciata
  • se hanno bisogno di un aiuto da parte di qualcuno

Con queste tre semplici domande possiamo impostare la programmazione del lavoro del nostro team. La prima, è fondamentalmente un controllo se gli obiettivi del giorno precedente sono stati raggiunti, le altre due permettono alle persone di allinearsi, fissare eventuali meeting ed avere le priorità ben chiare.

Ti svelo però un segreto: non è necessario avere tutto il team in call per uno standup meeting: può essere svolto benissimo in asincrono. Ad esempio, puoi utilizzare un canale di Slack per la pianificazione, e dare l’indicazione ad ogni membro del team la mattina di scrivere li la risposta a queste tre domande.

Come tracciare le ore lavorate dal team

Detto ciò, è anche vero che i collaboratori vengono pagati a ore. E’ quindi sacrosanto sapere su che attività / progetto hanno passato la giornata. Su questo ci vengono in aiuto i tool per il time-tracking. In particolare un tool con cui mi trovo molto bene è Toggl.

Toggl permette, tramite browser o app, di tracciare il tempo indicando a cosa stiamo lavorando. Possiamo associare il nostro inserimento (in gergo, time entry) anche a un cliente o progetto specifico. Possiamo anche ovviamente “sistemare” il tempo inserito se ci dimentichiamo di avviare il timer o di spostarlo.

Il vantaggio è che in questo modo tutto il tempo inserito dal team finisce in un’unica dashboard, da cui sarà semplice generare report e fare delle analisi dell’efficenza della produzione.

Ripeto, non stiamo parlando di “meccanismi anti truffa”: se un collaboratore vorrà cazzeggiare e scrivere che ha lavorato ad un progetto per otto ore potrà benissimo farlo, ma su questo il tuo fiuto da manager o imprenditore dovrebbe aiutarti 😉

5. Assegnare cose da fare (task) in smart working

Come ultimo punto di questo viaggio nello smart working, ti segnalo un ultimo punto: un’azienda che vuole permettere ai suoi collaboratori di lavorare da casa non può non avere un task manager. Sto parlando di un software in cui vengono inserite tutte le “cose da fare”, dette task. A ogni task viene poi assegnata una priorità, una scadenza, e un responsabile. In questo modo, ogniuno avrà il quadro delle cose che deve fare, e si potrà interagire su quella specifica attività anche all’interno della task.

Per quanto riguarda il task management il software che ti consiglio è Todoist. Credo di aver provato una cinquantina di tool di questo tipo ma la semplicità di utilizzo, la rapidità e chiarezza di Todoist sono imbattibili. Se non mi credi, dai un’occhiata a questo video (è in inglese ma sottotitolato in italiano):

Il bello di Todoist è che ha una versione completamente gratuita. Dovrai pagare (3$ al mese a utente) solo se deciderai di richiedere delle funzionalità premium, come il caricamento di allegati o la possibilità di ricevere promemoria delle task in scadenza.

Conclusione

Spero che questo viaggio nello smart working sia stato utile. Il mio consiglio, è di vivere quest’esperienza non come un appesantimento, ma come l’opportunità di portare la tua azienda nel futuro. In quasi tutto il mondo e in molte delle aziende che crescono di più, lo smart working è una realtà consolidata. Mi auguro che questo momento difficile per il nostro Paese contribuisca almeno a migliorare i nostri luoghi di lavoro e la loro efficacia.